一、计划申报及申请上报时间要求

国际会议是指由我校相关学院（部）在我国境内主办、承办或协办的、与会者来自个3或3个以上国家和地区（不含港澳台地区）的年会、例会、研讨会、论坛等会议。

1.申报举办国际学术会议年度计划

每年12月，各学院部填报下一年度举办国际学术会议计划，年中对下半年举办国际学术会议计划进行一次增补与调整，已申报计划的国际会议应按计划举办，未经计划申报的国际学术会议举办申请将不予受理。

2.上报举办国际、双边及港澳台学术会议申请

（1）申请举办一般国际、双边及港澳台学术会议的学院或部门，邀请国（境）外外宾人数在100人以下须提前2个月向国际交流合作处（港澳台事务办公室）提出申请。

（2）若举办重大国际会议（指外宾人数在100人及以上或会议总人数在400人及以上的一般性国际会议，外国政府正部长及以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议，及涉及重大敏感问题或重要国际问题的会议）应提前6个月向国际交流合作处（港澳台事务办公室）提交申请。

未经批准，任何单位和个人不得擅自邀请和许诺外国副部级以上现职和前政要及外国驻华使节参加论坛和研讨会性质的国际会议。

二、申请及审批流程

1.在线填写申请表，提交申请报告。

（1）申请报告主要内容包括：

①举办（申办、承办）会议的必要性；

②会议主办、承办、协办单位；

③会议议题及主要内容；

④会议时间、会期及会议地点；

⑤与会人员范围，参加会议总人数、参会外宾人数；

⑥会议经费预算来源；

⑦涉台或其他问题说明及对策；

⑧会议相关国际组织情况。

（2）申请报告附件内容：

①会议日程安排；

②参会国（境）外人员名单；

③会议经费预算表；

④如承办国际学术会议须附主办单位委托函。

2.学院负责人审批。

3.学校相关职能部门审批（按照经费主管部门要求执行）。

4.国际交流合作处（港澳台事务办公室）审批。

5.外事主管校领导（或校长办公会议）审批。

6.国际交流合作处（港澳台事务办公室）起草公文报送省政府或省台办审批。

7.国际交流合作处（港澳台事务办公室）通知申请单位审批结果，并将批文交申请单位。

三、筹办会议

1.办会单位筹办会议。

2.国际交流合作处（港澳台事务办公室）为需要办理来华签证的国外学者申请来华签证通知函，由办会单位寄送给相关国外学者，协助他们办理来华签证事宜。

四、会后工作

国际会议结束后1个月内，办会单位向国际交流合作处（港澳台事务办公室）提交会议总结及相关材料。

国际会议总结报告主要内容包括：

（1）会议名称、时间、地点、会议主要内容、主办单位和学术牵头人；

（2）国际上本学科的动向、趋势、水平介绍和评价；

（3）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；

（4）通过会议反映出来的我国在该学科领域内的水平和国际水平的差距，存在的问题和建议；

（5）会议论文集出版情况；

（6）会议有关资料照片及声像资料。

（7）篇幅以3000～8000字为宜，可附图表，将其中的外文尽可能译成中文。

五、校内联系人

国际交流合作处：肖秀丽

办公地点：行政楼224室 办公电话：86843078